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ProDe: ai confini della dematerializzazione

Per la corretta gestione e valorizzazione delle attività progettuali, nonché per garantire gli opportuni raccordi e sinergie, sono naturalmente previste attività parallele di management, sia organizzativo che tecnico, e di azioni di supporto per la diffusione, validazione e valorizzazione dei risultati e per la formazione degli addetti. All’interno del progetto la governance strategica è svolta dal Comitato interregionale di coordinamento (CIC), cui partecipano tutte le regioni e province autonome aderenti e il Cisis. Presidente del CIC è la dott.ssa Rossella Bonora, responsabile del servizio “sviluppo dell’amministrazione digitale e sistemi informativi geografici” della Regione Emilia-Romagna e coordinatrice di numerosi progetto di e-government


Identikit

INIZIO: Maggio 2010
DURATA: 30 mesi
ENTI PARTECIPANTI: 9 Regioni (Piemonte, Lombardia, Liguria, Emilia-Romagna, Marche, Abruzzo, Campania, Puglia e Sicilia e altre sono in via di adesione) e 1 Provincia (Trento)
ARCHITETTURA DEL PROGETTO: Al fine di realizzare gli obiettivi prefissati, il progetto prevede una architettura progettuale articolata in task centrali, che rappresentano il nucleo indispensabile per il processo di dematerializzazione nel suo insieme, e task radiali che sono correlati alle filiere verticali e  hanno l’obiettivo di declinare i risultati ottenuti negli ambiti di applicazione.
SITO WEB: www.progettoprode.it


Dott.ssa Bonora, lei si è sempre dedicata allo sviluppo di strategie di e-government e della loro attuazione sul territorio: in un passato recente si è già occupata di dematerializzazione, col progetto DocArea. Da cosa nasce l’esigenza di questo nuovo percorso che coinvolge le regioni? Rispetto al progetto DocArea cosa è cambiato? Quali sono le uguaglianze e le differenze?
Innanzitutto al progetto DocArea partecipavano un gruppo di province e comuni che si erano messi insieme per risolvere un problema che sentivano urgente e scottante. Questo stesso spirito è presente anche adesso nel progetto ProDe. Stavolta però sono le regioni che si uniscono e cercano di dare delle risposte operative, non teoriche ma pratiche e concrete senza aspettare che qualcuno le dia al posto loro. Questa è la principale similitudine tra Docarea e ProDe. Le differenze sono principalmente due: la prima è la rappresentatività. Al progetto attuale partecipano 10 regioni, praticamente metà dell’Italia, allora avevamo un bacino molto ampio di province ma erano principalmente quelle emiliano-romagnole quindi nei fatti DocArea aveva un bacino regionale mentre adesso l’area di interesse è veramente nazionale. La seconda grande differenza è il contesto: allora ci si muoveva in un “vuoto”, non c’erano esperienze in atto su questi temi, si era un po’ antesignani. Nessuno pretendeva di avere delle risposte, era tutto da costruire, tutto da fare. Adesso invece il contesto in cui ci muoviamo, a 10 anni di distanza circa da DocArea, è molto diverso, sono state fatte molte cose, sotto l’“etichetta” della dematerializzazione, da molte amministrazioni. Sia gli enti locali che lo stato centrale si sono confrontati su questi temi in questi anni. In verità c’è ancora confusione, non c’è un quadro chiaro, preciso, delle “vie” da seguire. Si continua a fare tanto ma non in modo strutturato, coeso, unitario e in definitiva ciò porta ad una grande dispersione e parcellizzazione degli approcci. In questo contesto si creano molte domande concrete di tipo operativo volte a risolvere i problemi quotidiani nelle nostre amministrazioni: grazie a questo progetto si lavora insieme per cercare delle risposte, costruirle e per fare passi concreti.


Fatto salvo il ruolo di coordinamento che ricoprono le regioni, come mai non fanno parte del progetto anche i comuni principali detentori di archivi e contenuti?
Questo è un progetto che è nato in autofinanziamento da parte delle regioni. Qui non c’è stata come fu con DocArea una spinta a mettersi insieme determinata da un bando, un avviso di e-government. E’ un’iniziativa nata e maturata tra regioni che hanno un tavolo di concertazione e di lavoro stabile nell’ambito delle materie informatiche, telematiche e dell’innovazione rappresentato dal Cisis. E’ da questo luogo, in questo contesto che è emersa l’esigenza di mettersi insieme per fare un progetto anche se non c’erano risorse dello stato a disposizione in co-finanziamento. Quindi il motivo per cui non ci sono gli enti locali è legato a questo: non ci sono in maniera diretta perché i problemi organizzativi da affrontare erano troppi. Nessuno di noi poteva permettersi di chiedere ai Comuni chi voleva partecipare a questo progetto specificando che non c’era nessun finanziamento ma che occorreva mettere denaro. Le dico però che dal punto di vista della loro partecipazione indiretta, sia in Emilia-Romagna che nelle altre regioni in cui ci si sta muovendo con un comportamento analogo, si lavora al progetto ProDe rappresentando e tenendo informati e partecipi i propri enti locali. In Emilia-Romagna abbiamo un luogo stabile di concertazione insieme agli enti locali rappresentato dalla Comunity Network in cui è noto che si sta sviluppando il progetto ProDe e tutti i temi che vengono discussi a livello locale vengono poi trasferiti nella progettazione interregionale. Inoltre nell’ambito del progetto ProDe c’è anche un task preciso di lavoro sui servizi che vedono coinvolti gli enti locali, coordinato dalla Regione Emilia-Romagna e nel cui gruppo di lavoro sono presenti comuni e province della nostra regione (due comuni capoluogo, una provincia ed una unione di comuni).Quindi il coinvolgimento di fatto c’è. Inoltre, proprio la settimana scorsa si è tenuto il primo incontro con il Comitato di indirizzo e Coordinamento di progetto che vede anche la presenza delle rappresentanze dei comuni e delle province, Anci, Upi, Uncem, il Ministero dei beni culturali, DigitPA e DIT. Stiamo infine lavorando insieme alle associazioni dei comuni e delle province per costruire una nuova progettualità, che parte dal ProDe, in previsione di un possibile  co-finanziamento dello stato. In questo contesto quindi il progetto si aprirà.


Qual è il nucleo centrale del progetto ProDe e quali obiettivi si propone di raggiungere?
Premetto che il budget del progetto è di 3.800.000 euro, in pratica ogni regione ha “messo sul piatto” circa 380.000 euro per partecipare e lavorare insieme. Queste risorse sembrano tante ma rispetto al lavoro che si sta facendo non sono enormi e sono legate ad un obiettivo che non riguarda il rilascio di soluzioni software o azioni dispiegamento di soluzioni sui territori. L’obiettivo vero, primario e principale di ProDe, è quello di dare quelle risposte di cui parlavamo prima e di cui abbiamo bisogno: cioè individuare standard e modelli per la dematerializzazione dei flussi documentali nell’ambito delle pubbliche amministrazioni. L’obiettivo è come si può sostanzialmente dare luogo a processi interni all’ente, tra enti diversi e in rapporto con i cittadini, attraverso azioni completamente de materializzate, digitalizzando tutto il processo, standardizzandolo e modellizzandolo. Il progetto tende a definire come devono svilupparsi i flussi documentali affinché siano normativamente corretti, giuridicamente validi e si possa, a tutti gli effetti,  sostituire la carta in tutte queste transazioni. Se pensiamo ai servizi on line presenti nei nostri territori, tendenzialmente abbiamo due situazioni limite: la transazione on-line, si traduce immediatamente in una pratica amministrativa cartacea, oppure in nessuna pratica amministrativa, avendo digitalizzato tutto e tenendo tutto in linea all’interno dei sistemi trovandosi così in una situazione border line rispetto alla validità giuridica di quello che si sta facendo. Col progetto ProDe, vogliamo collocarci tra questi due limiti: vogliamo digitalizzare ma vogliamo anche che la nostra azione digitale sia giuridicamente valida. Questo è l’obiettivo del progetto. E lo si raggiunge definendo degli standard nelle varie fasi di processo: quali sono gli standard di definizione di un archivio corrente e prima ancora quali sono gli standard di produzione documentaria; cioè come devo produrre un nuovo documento (ad esempio una delibera, una bozza di convenzione, un’autorizzazione…), quali sono gli elementi costitutivi di questo documento, quali sono i metadati che si vanno ad identificare come elementi chiave, per descriverli e tracciare la loro storia nel tempo. Quindi come produco documenti, come essi entrano in un archivio corrente documentario, come questi documenti passano nel sistema di conservazione, quali sono le logiche con cui devono essere costruiti i sistemi di conservazione a norma, come le filiere radiali, (ad esempio i flussi amministrativi, contabili, del personale, ecc..o i flussi di servizio verso i cittadini e le imprese), producono documenti, come essi devono essere prodotti all’interno dei diversi contesti amministrativi e tematici che stiamo trattando. ProDe è quindi un progetto tutto orientato a definire standard di costruzione dei documenti fin dalla nascita, standard e specifiche di costruzione dei sistemi che devono gestire questi documenti e standard e specifiche di interfacciamento da un ambiente all’altro, dall’ambiente di gestione all’ambiente di conservazione, dall’ambiente di filiera all’ambiente corrente e così via. Dal front end verso il sistema interno vedendo nella gestione documentale il cuore trasversale rispetto al quale si incardinano i vari processi documentali che si attivano nelle diverse filiere di lavorazione.


Il progetto coinvolge diversi enti: ci sono diversità rilevanti tra i livelli di dematerializzazione raggiunti tra le regioni che partecipano? Queste diversità possono creare criticità nello svolgimento del progetto?
Non criticità ma opportunità: perché abbiamo tanti punti di vista diversificati, tanti soggetti che hanno affrontato il problema da diversi punti di vista. Ci sono tanti percorsi fatti che si mettono a confronto. Questo è un progetto di standard e di definizione di specifiche linee guida, di definizione del modello teorico e gestionale di riferimento più opportuno. Le singole esperienze sono valorizzate per costruire una modellazione migliore, mettendo elementi diversi a confronto. Nello stesso tempo, creando modellazione e non una soluzione finale, il lavoro successivo di ogni ente è quello di adeguare a questa modellazione di riferimento ottimale i sistemi già in uso, nelle parti in cui eventualmente non lo fossero. Quindi la diversità non è una criticità ma un’opportunità, un punto di partenza importante. Altro elemento fondamentale che costituisce una risorsa all’interno di questo progetto è che non si parte da zero ma da quello che è stato fatto cercando di metterlo a sistema in maniera organica: chi ha fatto di più può offrirlo agli altri in termini anche di soluzioni. La pratica del riuso è molto importante. In definitiva, avendo chiaro il modello finale cui tendiamo, sappiamo muoverci meglio nel riuso di esperienze esistenti capendo quelle che sono più vicine o più lontane rispetto a ciò che vogliamo costruire.


Quali sono allora le criticità del progetto che avete riscontrato fino ad ora?
La criticità più forte, facilmente prevedibile e proprio per questo superabile, è quella relativa alla difficoltà di far lavorare insieme professionalità molto diverse che sono ugualmente necessarie in un progetto come questo. Mi riferisco a professionalità tecniche e informatiche piuttosto che quelle giuridiche e archivistiche. E’ poi complesso mettere insieme queste due tipologie di figure, che già hanno un po’ di storia di lavoro comune, con gli esperti di dominio che si sono soprattutto orientati al processo tematico loro affidato (ad esempio coloro che lavorano al servizio personale o al servizio anagrafe o ai tributi…). I cosiddetti  esperti di dominio che  sono dentro alla propria catena di processo, faticano ad inserirsi in un processo più globale come quello della dematerializzazione. Occorre sottolineare infatti che la criticità principale insita nei processi di dematerializzazione è il rischio di affrontare il problema a compartimenti stagni: si dovrebbe invece affrontare il tema  come se fosse un unicum all’interno della medesima organizzazione e nella relazione di questa organizzazione con gli altri soggetti, siano essi altri enti o i cittadini. Questo modo di affrontare il processo come un unicum fa diventare il processo inevitabilmente complesso e di fronte a questa complessità non c’è un’abitudine a confrontarsi, diventa più facile procedere con la parcellizzazione. Lavorare per compartimenti stagni diventa la principale condizione di insuccesso.


Il nuovo CAD come incide sull’approccio degli enti al processo di dematerializzazione?
Dal mio punto di vista ritengo che ci siano molte opportunità stabilite dal nuovo CAD: esso rispecchia il taglio delle  ultime norme emanate dal Ministro Brunetta: che definirei una terapia d’urto per la pubblica amministrazione. Personalmente condivido in questo ambito tematico questo tipo di approccio, perché le Amministrazioni hanno avuto tempo necessario per potersi adeguare e rispondere a ciò che è richiesto dalle nuove norme. Per quanto riguarda la dematerializzazione negli ultimi 10 anni in Emilia-Romagna si è fatto molto e ritengo che la regione sia pronta per ricevere un ulteriore impulso e fare veramente il passo finale.


CISIS (centro interregionale per i sistemi informatici, geografici e statistici)
E’ una associazione tra le Regioni e le Province autonome costituita al fine di garantire un efficace coordinamento di strumenti informativi e geografici e di informazione statistica, nonché per assicurare il miglior raccordo tra le regioni, lo stato e gli enti locali. Agisce in qualità di organo tecnico della Conferenza delle Regioni e delle Province autonome in materia di sistemi informatici, geografici e statistici ed opera per le singole materie di competenza esclusiva e congiunta attraverso tre comitati permanenti: Comitato permanente sistemi informatici (CPSI), Comitato permanente sistemi statistici (CPSS), Comitato permanente sistemi geografici (CPSG).