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Gestione documentale, a passo spedito verso la P.A. Digitale :

Esperienze e soluzioni per informatizzare l’intero ciclo di vita dei documenti e degli atti amministrativi. Questo il terreno di lavoro di una delle comunità tematiche della community network, impegnata nell’elaborazione di standard e indicazioni operative per le pubbliche amministrazioni emiliano-romagnole


Si fa presto a dire servizi on line. E in effetti l’espressione negli ultimi anni è circolata parecchio, portando e amplificando con sé, tappa dopo tappa, il messaggio di una pubblica amministrazione digitale a “immagine e somiglianza del cittadino”. Come spesso accade però, non sempre alle parole sono seguiti i fatti. E anche quando lo hanno fatto, non sempre hanno retto al peso delle grandi aspettative suscitate dalle prime. Dati alla mano, i servizi on line restano infatti pochi, e ancora meno lo sono quelli realmente pensati su misura per chi deve utilizzarli. Per non parlare infine, di quelli che dovrebbero finalmente dispensarci dall’estenuante pellegrinaggio tra gli sportelli di uffici ed enti diversi. Tutto questo anche perché se l’espressione servizi on line è così spesso affiorata sulla bocca di tanti, un termine ben più complesso e ostico è stato finora decisamente meno enunciato, e ancor meno praticato. Il termine in questione è interoperabilità, e sta a significare la condizione tecnologica e organizzativa che mette realmente in collaborazione i sistemi informatici dei diversi uffici. Quanto alle ragioni di questa rimozione, sono facilmente spiegabili: non solo il termine mal si presta a semplificazioni e utilizzi in odor di slogan, ma soprattutto rendere davvero interoperabili le pubbliche amministrazioni richiede un grandissimo sforzo di coordinamento e condivisione. Tutte infatti, devono essere disposte a remare nella stessa direzione, compiendo scelte uniformi sai dal punto di vista tecnologico, sia per quanto riguarda l’adozione di prassi, metodi e procedure comuni.


Dematerializzazione e Pec integrata: sulla scia del progetto Docarea
Laddove però si è badato non solo all’evocazione dello scenario del front office digitale, ma anche al lavorio dietro le quinte, i risultati e i frutti cominciano a essere raccolti. In Emilia-Romagna, ad esempio, la partecipazione pressoché totale delle realtà provinciali al progetto di dematerializzazione Docarea, figlio del primo avviso nazionale sull’e-government, ha portato in dote ottimi risultati sul versante delle gestione digitale dei documenti. Non solo infatti gran parte degli enti locali dispone di un protocollo informatico più strutturato rispetto al nucleo minimo richiesto dalla normativa nazionale, ma anche la posta elettronica certificata (Pec) e la firma digitale sono molto più diffuse rispetto a quanto non si registri in altre zone del Paese.
Potendo contare su questo solido retroterra, la pubblica amministrazione emiliano-romagnola è quindi pronta a realizzare l’orizzonte della digitalizzazione amministrativa, anche grazie al contributo della comunità tematica “gestione documentale”, attiva nell’ambito della community network dell’Emilia-Romagna. “Lavoriamo sfruttando la scia del progetto Docarea”, afferma il coordinatore della comunità Giancarlo Covini, sottolineando fin da subito la cospicua eredità lasciata sul campo dal progetto di e-government. Il 90% degli enti emiliano-romagnoli dispone oggi di una Pec integrata con il protocollo informatico e, aggiunge, grazie ad accordi presi sempre nell’ambito di Docarea con numerosi enti e associazioni territoriali, la grande maggioranza di queste amministrazioni è già nelle condizioni di esperire una sorta di “comunicazione interoperabile avanzata”, ossia di scambiare documenti digitali che siano corredati dei metadati necessari alla loro protocollazione e fascicolazione automatica. La comunità tematica è perciò fortemente impegnata per supportare gli enti in questo processo, fornendo indicazioni utili alla corretta gestione dei diversi canali di comunicazione, trasmissione e scambio di documenti e dati tra le amministrazioni e tra queste ultime e i privati. Per raggiungere questi scopi, il gruppo di lavoro, composto da 30 tra informatici, archivisti, esperti di organizzazione e legali provenienti dagli enti locali dell’Emilia-Romagna, è attualmente attivo su due fronti. Da un lato esercita una vera e propria moral suasion per arrivare al 100% di diffusione della Pec, ma soprattutto alla sua piena operatività attraverso la pubblicazione degli indirizzi all’apposito indice delle P.A.; dall’altro è al lavoro per far sì che l’intero ciclo di vita dei documenti venga declinato al digitale. “Per questo, facendo tesoro della conoscenza e dell’esperienza prodotte in questi anni, stiamo predisponendo delle apposite linee guida”, prosegue il coordinatore, specificando che il documento conterrà principi e indicazioni operativi riguardanti tutte le fasi della gestione documentale, dalla formazione dei documenti, alla loro protocollazione e classificazione, fino agli aspetti di integrazione con la firma digitale e la Pec, gestione dei flussi di lavoro, anche tra più enti, e infine conservazione e archiviazione degli atti nel neonato polo archivistico regionale, il ParER. Le linee guida sono praticamente pronte, prosegue Covini: “siamo in attesa degli ultimi aggiornamenti normativi al codice dell’amministrazione digitale, per poterne cogliere gli aspetti di novità e poi comincerà il lavoro di sensibilizzazione e diffusione verso gli enti, per fare in modo che siano adottate quanto prima e il più possibile”. Quindi, aggiunge, il lavoro proseguirà spostando il fuoco dell’attenzione su due aspetti altrettanto fondamentali: il già citato ParER, e un ruolo di supporto e affiancamento nei confronti delle altre comunità tematiche impegnate nelle cosiddette “filiere verticali” per il riuso di soluzioni informatiche e servizi già testati con successo in alcuni territori. Per quanto riguarda il polo archivistico regionale (oggetto di un approfondimento a lato), dopo le sperimentazioni avviate con successo dalla Regione per la conservazione anticipata di un primo nucleo di atti e documenti, nei prossimi mesi un altro gruppo di enti, con il supporto della comunità tematica (della quale fanno parte anche referenti del ParER), avvierà analoghe iniziative.
Sul riuso dei servizi on-line invece, uno specifico sottogruppo della comunità collabora attivamente con le altre impegnate su questi versanti. Lo scopo è fare in modo che tutti i procedimenti dei nuovi servizi siano il più possibile integrati con il sistema di gestione documentale dell’ente. “Se così non fosse – spiega Covini – il senso del nostro lavoro avrebbe una portata decisamente ridotta, perché perderemmo l’occasione di offrire a cittadini, imprese e professionisti servizi evoluti, integrati e realmente più efficaci e innovativi”. Una spiegazione che illustra e condensa il vero valore aggiunto delle attività e dei progetti promossi nella fucina della community network: quella capacità di fare sistema che è e resta l’unico presupposto possibile per una pubblica amministrazione digitale che sia tale non solo a parole.


Nome in codice: ParER. Parola d’ordine: conservazione digitale
Nell’ambito delle attività del piano telematico, la Regione Emilia-Romagna ha realizzato il nuovo Polo archivistico regionale per l’archiviazione e la conservazione in formato digitale dei  documenti informatici  degli enti locali. La novità permetterà una più efficace e integrata gestione dei documenti e abbatterà i costi per la loro conservazione, favorendo il processo di dematerializzazione dei documenti amministrativi. Con la nascita di ParER, i documenti digitali prodotti dalle P.A. emiliano-romagnole saranno gestiti e successivamente archiviati tenendo fede a degli standard unici e omogenei nell’intero territorio regionale. Su questi aspetti vigilerà la Soprintendenza archivistica per l’Emilia-Romagna, chiamata anche a verificare che il processo di conservazione sia conforme alla normativa e ai principi di corretta e ininterrotta custodia.
il ParER ha iniziato a erogare i servizi di conservazione nel gennaio 2010, quando la Regione ha cominciato a trasferire i propri documenti nella struttura sorta presso l’Istituto per i beni artistici, culturali e naturali dell'Emilia-Romagna. I prossimi passi porteranno ad una graduale adesione degli altri enti, con l’adozione degli standard di produzione e trattamento dei documenti necessari per la loro successiva archiviazione nel ParER. È proprio su questi aspetti che la comunità tematica gestione documentale è attualmente impegnata, sia nella definizione e nella scrittura degli standard, sia in un lavoro di promozione e sensibilizzazione degli stessi nei territori.


Community Network Emilia Romagna: le comunità tematiche in pillole
Le comunità tematiche incardinano il modello di governance scelto dalla Community Network-ER:
­ - agiscono su più livelli (regionale e locale);
­ - operano su specifiche tematiche e aspetti dell’innovazione amministrativa;
­ - valorizzano le eccellenze;
­ - favoriscono la coesione e la condivisione attraverso la partecipazione di tutti i territori;
­ - fanno emerge bisogni e aspettative (dal livello locale a quello regionale);
­ - permettono la diffusione dei risultati e delle “soluzioni” (dal livello regionale al livello locale).