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SERVIZI ARCHIVISTICI

Tra  le  finalità  della  cooperativa  ha  un  ruolo  preminente  il  recupero  e  la  gestione  degli  archivi, qualunque  sia  il  loro  soggetto  produttore.  Gli  archivi  rappresentano  non  solo  la  memoria  storica dell'entità  che  li  ha  materialmente  prodotti,  ma  anche  della  società:  è  soprattutto  attraverso  i documenti d'archivio che si scrive la storia degli uomini e dei popoli. Questo lavoro preliminare consentirà alla cooperativa sociale di proporre servizi di elaborazione di progetti relativi all'inventariazione e riordino (informatizzato e fisico) degli archivi storici; analisi preventiva  del  posseduto  e  compilazione  delle  liste  di  consistenza;  inventariazione  dei  fondi archivistici; utilizzo di applicativi di descrizione archivistica; produzione degli strumenti di corredo: inventari, guide, elenchi di consistenza in seguito a censimenti; riordino fisico e logico dei fondi e redazione di inventari topografici; elaborazione di proposte di scarto; attivazione di partnership per fornitura  di  materiali  per  la  conservazione,  per  traslochi,  per  operazioni  di  disinfestazione  e spolveratura; collaborazione con laboratori di restauro di materiale cartaceo e membranaceo; attività di reference: gestione di una sala studio, supporto scientifico agli studiosi, laboratori didattici.

Riordino

La digitalizzazione degli archivi rappresenta però solo uno degli interventi proposti dalla cooperativa e per altro essa ha una migliore riuscita se realizzata su archivi ordinati. Qualora il fondo archivistico si trovi in uno stato di disordine sarà necessario intervenire con attività di:

  • Schedatura: che sarà preceduta da un attenta analisi dello stato del fondo, prestando particolare attenzione  alla  presenza  di  precedenti  ordinamenti.  Ciascuna  unità  archivistica  verrà  quindi, descritta sia dal punto di vista estrinseco che intrinseco secondo le linee suggerite dagli standard internazionali ISAD(G) e ISAAR(CPF) e dalla norme di descrizione previste dall' ICCD (Istituto Centrale per il catalogo e la documentazione). Le informazioni rilevate verranno riversate su data base, con interfaccia amichevole e di facile consultazione basati su moderne tecnologie.
  • Riordino: il materiale accuratamente descritto nella fase della schedatura verrà riordinato facendo riferimento a titolari di classificazione elaborati, ove non siano preesistenti, sulla base del criterio delle competenze e funzioni dell'ente produttore. Questo garantirà una:
     
  • corretta gestione dei documenti;
  • selezione programmata e razionale degli atti organizzati per gruppi di fascicoli omogenei ;
  • conservazione qualificata;
  • qualità alle attività di ricerca;

 

L'utilizzo  delle risorse informatiche in questa fase assicurerà:

  • Un recupero più rapido dell'informazione del documento e delle informazioni in esso contenute;
  • la diversificazione del trattamento per tipologie documentarie (es: creazione di un repository documentario per materiali di alto contenuto informativo, quali delibere, verbali, pareri, ecc.);
  • coerenza, qualità ed efficacia nella gestione dei dati del sistema informativo (ad esempio mediante l'eventuale predefinizione delle voci di fascicolazione, l'utilizzo di dizionari controllati e strutturati);
  • salvaguardia degli originali;

Questo  intervento  sarà  perfezionato  attraverso  una  organizzazione  fisica  che  faciliterà  l'accesso immediato ai documenti originali, conservati presso i locali di deposito.

 

Redazione degli strumenti di corredo

Per strumenti di corredo si intendono i mezzi   attraverso i quali gli utenti possono avere un primo approccio al fondo e che li guidano nella ricerca. Essi sono inventari, indici, elenchi, ecc. che verranno compilati secondo criteri scientifici e a seconda delle caratteristiche e tipologie del materiale.

Gestione delle Separate Sezioni d’archivio e degli archivi in genere

Gli archivi  storici  raccolgono  i  documenti  nel  momento  in  cui  hanno  perso  la  loro  funzione amministrativa e acquisito un valore storico divenendo consultabili. La gestione delle Separate Sezioni d'Archivio garantirà la costante presenza di  personale specializzato che fungerà da intermediario tra il documento e gli studiosi, attribuendo valore aggiunto e qualità al servizio.

La  gestione  qualificata  sarà  però  garantita  in  tutte  le  fasi  di  vita  del  documento  predisponendo l'organizzazione dei fondi secondo i dettami di legge e i criteri scientifici, attraverso la redazione di regolamenti, manuali di gestione, elenchi di scarto, ecc. In questa maniera l'archivio risulterà sempre
ed in ogni momento funzionale ed accessibile.

Valorizzazione e promozione

Saranno  realizzate  a  seconda  delle  esigenze  espresse  dai  soggetti  produttori  e  proprietari  dei documenti:

  • Mostre documentarie;
  • Gruppi di studio;
  • Visite guidate;
  • Attività didattiche con le scuole;
  • Convegni;
  • Pubblicazioni;
  • Ecc.

Restauro

La cooperativa si occuperà di effettuare i sopraluoghi e la consulenza, oltre che la predisposizione delle schede tecniche per la descrizione delle unità da proporre al restauro. In questa attività rientra anche la organizzazione delle pratiche per la richiesta di finanziamento.