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DIGITALIZZAZIONE OTTICA DEI DOCUMENTI

 

La digitalizzazione ottica consiste nell'archiviazione dei documenti cartacei in formato elettronico. Tali documenti vengono organizzati in archivi e raccoglitori virtuali secondo caratteristiche di immediata adattabilità ai criteri di ordinamento archivistico già in uso, senza allontanarsi da quella che è l'abituale archiviazione cartacea, ma anzi ottimizzandola con evidenti vantaggi in termini di efficienza gestionale. 

 

Gli archivi digitalizzati, composti dalle immagini elettroniche e dagli indici di ricerca vengono scaricati sul supporto indicato dal Cliente, generalmente DVD, nel caso in cui il Cliente non disponga di un sistema informativo documentale; un supporto di rapida consultazione e di facile utilizzo, contenente archivi e chiavi di ricerca dei singoli documenti, pronti per la stampa o l'invio a mezzo mail.

 

Non è necessaria l'installazione di appositi software di lettura sulle singole macchine, in quanto ogni supporto contiente, oltre agli archivi digitalizzati, anche il software necessario a consultarli.

 

Procedura di digitalizzazione ottica

La digitalizzazione ottica di un documento avviene mediante l'uso di uno scanner professionale, uno strumento informatico che permette di trasformare dati su carta in dati digitali e quindi visualizzabili sullo schermo del computer e facilmente archiviabili in supporti ottichi (DVD, etc).

Generalmente vi sono due modalità di scansione dei documenti: tramite OCR (Optical Character Recognition - riconoscimento ottico dei caratteri) e per immagine. Nel primo caso il software individua e riconosce i caratteri presenti nel documento e li dispone in un file di testo utilizzabile da un qualsiasi editor viasuale (come Microsoft Word). La tecnologia attuale permette ottimi risultati: questi, tuttavia, dipendono in larga misura dal grado di conservazione del documento cartaceo originale, dalla qualità di stampa dello stess, etc.. pertanto spesso sono necessarie piccole correzioni. La scansione per immagine prevede invece la trasformazione del documento cartaceo in un file di immagine, pertanto viene sempre prevervato il testo di quest'ultimo.

 

Modalità di inserimento dei dati

Possono essere individuate tre distinte modalità di inserimento dati nel corso di una sessione di digitalizzazione:

  • modalità tradizionale: i dati vengono inseriti in sequenza, secondo l'ordinamento desunto dai documenti cartacei. I dati possono poi presentarsi in posizione fissa o variabile a discrezione dell'operatore. Questa modalità è totalmente automatizzata.
  • modalità da immagine e modifica manuale: questa possibilità prevede la trasformazione in formato digitale tramite OCR richiedendo, però, attività di correzione manuale.
  • modalità online e telelavoro: viene affidato in outsourcing la digitalizzazione ottica. In questo caso la cooperativa offre tale servizio, con personale opportunamente formato, con la possibilità di utilizzo anche della piattaforma di telelavoro. La piattaforma permette di oltrepassare i tradizionali confini logistici dell'ufficio e di potersi collegare con più PC a distanza, di poter scansionare facilmente in un luogo ed effettuare il data entry in altro luogo fisico, etc. Tutto ciò abbatte notevolmente la velocità di realizzo e di abbattimento dei costi.