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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Le recenti disposizioni di legge emanate dal CNIPA in materia di archiviazione sostitutiva consentono di archiviare i documenti cartacei e di conservare il loro equivalente elettronico al posto dell'originale cartaceo, che può essere fisicamente distrutto. Con il rispetto di alcuni vincoli di natura operativa, siamo in grado assistere gli utenti nella sostituzione elettronica di documenti (come ad esempio fatture ecc.). Il quadro normativo di riferimento è stato di recente esteso consentendo anche ai fini fiscali la possibilità di abbandonare il supporto cartaceo a favore del supporto informatico. Le nuove regole confermano  la  validità  giuridica  ed  l'efficacia  probatoria  della  Conservazione  Sostitutiva,  del Documento Informatico e della Firma Digitale.

Gestione elettronica documentale

Grazie al fatto di archiviare l'immagine del documento originale, non si ha più la necessità di riferirsi all'originale cartaceo per eventuali ricerche, in quanto il documento in forma elettronica è disponibile
da tutti i posti di lavoro abilitati. Una ricerca anche complessa può essere realizzata in pochi secondi e l'immagine del documento originale viene resa disponibile a chi l'abbia ricercata direttamente a video.

Oltre  alla  ricerca  e  consultazione  degli  archivi  cartacei  digitalizzati,  la  gestione  elettronica documentale offre preziose funzioni come la possibilità di: inserire nuovi documenti, modificare i dati
di classificazione dei documenti, eliminare aggiungere nuove pagine, inserire annotazioni personali, lavorare contemporaneamente sullo stesso documento da più postazioni, ecc.
Grazie all'uso di Password, è possibile fare in modo che solo chi è autorizzato possa avere accesso ai documenti e con diversi livelli di permessi. Ogni documento elettronico può essere protocollato e fascicolato; si possono archiviare anche documenti elaborati con altri applicativi Word, Excel, Acrobat, Power Point, ecc..
Tutti i documenti archiviati possono da oggi essere firmati digitalmente attraverso un processo di autenticazione realizzato con una smartcard. Vi è anche la possibilità di verificare la validità di una firma, di apporre più di una firma sullo stesso documento e di verificare l'integrità e la non alterazione del documento successivamente alla apposizione della firma stessa. Possibilità di integrazione con i principali sistemi gestionali e server mail, e di verticalizzazione del prodotto:

  • Protocollo informatico
  • Workflow documentale
  • Spooler
  • Web Search

Ambiti di applicazione

  • Pubblica Amministrazione
  • Aziende private
  • Studi Professionali

Vantaggi

  • Riduzione volumetrica occupata dai documenti (tutto su cd rom o DVD) e riduzione degli spazi dedicati
    (meno locali da adibire ad archivio).
  • Facilita' e rapidita' di consultazione degli archivi con notevole risparmio di tempo .
  • Risparmio   sui   costi   vivi:   toner,   cancelleria   (carta,   cartelle,   raccoglitori,   ecc.),   consumi
    (fotocopiatrice).
  • Conservazione dei documenti senza alterazioni con il passare degli anni e tutela dalla perdita degli originali.
  • Possibilita' di condivisione dei documenti e consultazione simultanea in tempo reale ed efficienza gestionale.
  • Possibilita' di consentire l'accesso ai documenti solo a coloro che sono abilitati (riservatezza).
  • Possibilita' di verticalizzazione (Protocollo informatico, Workflow, Integrazione con Gestionali, fax, posta elettronica, ecc.).

 

LEGGI E REGOLAMENTI

Principali norme di riferimento relative all'archiviazione sostitutiva

  • DPR 28 dicembre 2000, n. 445. Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Art. 6  (abrogato con l'entrata in vigore del CAD - 1 gennaio 2006)
    PDF  Leggi Decreto 
  • Codice dell’amministrazione digitale: art. 40 e seguenti (Capo III). 
    PDF  Leggi Codice 
  • Interpello archiviazione sositutiva dei documenti di lavoro 9/2007
    PDF  Leggi  Interpello 
  • DPCM 13 gennaio 2004. Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici (G.U. 27 aprile 2004, n. 98). 
    PDF  Leggi DPCM 
  • Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 gennaio 2004. Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.
    (G.U. 3 febbraio 2004, n. 27 ) - per documenti rilevanti a fini fiscali 
    PDF  Leggi Decreto 
  • Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 e Note esplicative. Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. (G.U. 9 marzo 2004, n. 57). 
    PDF  Leggi Decreto 
  • Note esplicative delle regole tecniche 
    PDF  Leggi Note 
  • Circolare Ministeriale n. 36/E del 6 dicembre 2006 sulla conservazione sostitutiva dei documenti informatici e analogici rilevanti fiscalmente. 
    PDF  Leggi Circolare 

 

Principali norme di riferimento relative alla fatturazione elettronica

  • Decreto Legislativo 20 febbraio 2004 n. 52 - Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA
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  • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 - in seguito DMEF - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. 
    PDF  Leggi Decreto
  • Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11 - Note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico . 
    PDF  Leggi Deliberazione 
  • D.P.R. 445/2000 - Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa (come modificato dal D.lgs. n. 10 del 2002 ) e dal gennaio 2006 nel Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D.lgs. n. 82 del 2005). 
    PDF  Leggi D.P.R. 
  • DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 gennaio 2004 Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. (GU n. 98 del 27-4-2004). 
    PDF  Leggi Decreto